Reglementen

REGLEMENT TV NIEUW-VENNEP   januari 2012

Algemeen
Vereniging
Rechten en plichten leden
Bestuur – algemeen
Bestuursvergaderingen
Bestuurstaken
Bestuursbesluiten
Algemene vergadering
Kandidaatstelling
Slotbepalingen

BIJLAGE-A Vrijwilligerswerk



ALGEMEEN

Artikel 1
Vanaf het moment, dat een persoon als lid is geaccepteerd, is deze onderworpen aan de Statuten, dit Huishoudelijk Reglement en aan alle andere reglementen, bepalingen en gedragsregels van de vereniging.

Artikel 2
Afschrift van dit Huishoudelijk Reglement wordt gepubliceerd op de Internetsite van de vereniging en is op te vragen bij de secretaris van het bestuur.

Artikel 3
Leden kunnen zich aanmelden via de internetsite van de vereniging; voor schriftelijke aanmelding is een aanmeldingsformulier op te vragen bij de ledenadministratie van de vereniging.

Artikel 4
De ledenadministratie van de vereniging brengt maandelijks aan het bestuur verslag uit van alle aanmeldingen voor het lidmaatschap en van de opzeggingen. Het bestuur zal maandelijks besluiten welke aanmeldingen als lid worden geaccepteerd, waarbij in de prioriteitsstelling rekening zal worden gehouden met:
– het maximum aantal leden,
– eerstelijns familie die als vast lid in een commissie actief is,
– of andere leden uit hetzelfde huishouden al lid zijn van de vereniging,
– datum van inschrijving.
Het bestuur kan in specifieke gevallen afwijken van bovenstaande richtlijnen.


VERENIGING

Artikel 5
De vereniging voert als clublogo een groene cirkel met de naam van de vereniging met daarin op een donkerrode ondergrond een tennisspeler met een gele tennisbal.

Artikel 6
De vereniging heeft een cluborgaan, dat tenminste 5 maal per jaar verschijnt en aan alle leden wordt toegezonden, en een Internetsite, die regelmatig wordt geactualiseerd, waar leden informatie kunnen vinden over de vereniging en de activiteiten en wetenswaardigheden. Een oproep tot bijwoning van een algemene vergadering geplaatst in dit cluborgaan geldt als een schriftelijke oproep zoals bedoeld in Artikel 13 lid 1 der Statuten.

Artikel 7
Ereprijzen, die door de leden op wedstrijden voor de vereniging zijn behaald, worden eigendom van de vereniging. Deze prijzen zullen op een door het bestuur daarvoor aangewezen plaats worden tentoongesteld; bij voorkeur in het clubhuis.

Artikel 8
De vereniging is niet aansprakelijk voor letsel toegebracht aan leden of hun introducés op of in de nabijheid van het tennispark, dan wel voor diefstal of verlies van of schade aan hun eigendommen.


RECHTEN EN PLICHTEN LEDEN

Artikel 9
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan de Nederlandse wetgeving, aan algemeen geldende normen en waarden, het huisreglement, het baanreglement, overige reglementen, gedragsregels en aan de mondelinge aanwijzingen van het bestuur en commissieleden en de door hen aangewezen baancommissarissen.

Artikel 10
De kleding, die de leden en hun introducés tijdens het beoefenen van de tennissport op de banen van de vereniging dragen, dient geheel in overeenstemming te zijn met de gangbare normen; in het bijzonder dient het schoeisel aangepast te zijn aan de eisen die het type tennisbaan daaraan stelt en dit schoeisel dient het speelvlak van de baan niet te kunnen beschadigen.

Artikel 11
Leden, die de vereniging op andere banen dan die van de eigen vereniging vertegenwoordigen, dienen zich te houden aan de daar geldende voorschriften en zich in kleding, voorkomen en spel te gedragen op een wijze die de eigen vereniging tot eer strekt.

Artikel 12
De leden zijn verplicht veranderingen in de door hen aan de vereniging verstrekte gegevens terstond op te geven aan de secretaris van het bestuur.

Artikel 13
De leden zijn verplicht de contributie en, indien verschuldigd, het entreegeld en de per lid verschuldigde bijdrage aan de KNLTB en/of andere bonden waarbij de vereniging is aangesloten, evenals andere bedragen, die het lid uit hoofde van zijn lidmaatschap aan de vereniging is verschuldigd, vóór 1 maart van het jaar, waarop e.e.a. betrekking heeft, aan de penningmeester van de vereniging te voldoen. Leden die na 1 maart van een jaar als lid geaccepteerd worden zijn gehouden terstond na het aannemen als lid de in dit artikel bedoelde bedragen te voldoen.

Artikel 14
De in artikel 13 bedoelde bedragen zullen per automatische incasso worden geïnd. Indien een lid niet per automatische incasso wenst te betalen dient het volledige bedrag contant te worden voldaan, met ontvangst van een kwitantie, bij het jaarlijks ophalen van de tennispasjes.

Artikel 15
Automatische incasso’s zullen als volgt worden verrekend: de in artikel 13 bedoelde bedragen: rond de 25ste van de maanden maart, mei en juli. Zomertennislessen senioren: rond de 25ste van de maand juni. Wintertennislessen junioren en senioren: rond de 25ste van de maand oktober.

Artikel 16
Het bestuur kan leden, die 14 dagen na een schriftelijke aanmaning tot het betalen van de in artikel 13 genoemde financiële verplichtingen nog niet hebben voldaan, het lidmaatschap onmiddellijk opzeggen, onverminderd het gestelde in artikel 6 lid 5 en 7 der Statuten. Eventuele kosten van invordering op welke wijze dan ook ontstaan, alsmede de gederfde rente, komen ten laste van het betrokken lid.

Artikel 17
Het opzeggen van een lidmaatschap kan alleen schriftelijk of via het daarvoor beschikbare formulier op de verenigingssite op internet. Opzeggingen dienen uiterlijk voor 1 november bij de Ledenadministratie bekend te zijn voor het volgende seizoen. Indien niet tijdig het lidmaatschap is opgezegd is het lid voor het hele volgende seizoen contributieplichtig als bedoeld in artikel 13.

Artikel 18
Het speelrecht op ons tennispark is voorbehouden aan leden die aan alle financiële verplichtingen hebben voldaan. Het bestuur heeft te allen tijde het recht de speelrechten in te trekken van die leden, die nog uitstaande rekeningen hebben aan de vereniging, bedoeld in artikel 13, of die anderszins niet voldoen aan regels en richtlijnen van de vereniging.

Artikel 19
Leden die vóór 1 februari van een jaar aan het bestuur opgeven vóór 1 juli van dat jaar te zullen verhuizen en dientengevolge niet meer redelijkerwijze lid van de vereniging kunnen blijven, kunnen dat doen onder bijvoeging van een verzoek tot vermindering van het contributiegeld tot ten hoogste 50%. Personen, die na 1 juli van een lopend verenigingsjaar als lid worden geaccepteerd betalen een verlaagd contributiegeld voor dat betreffende jaar, welk bedrag per geval door het bestuur wordt vastgesteld.

Artikel 20
Ingeval van schorsing of opzegging van het lidmaatschap door het bestuur, ofwel ontzetting uit het lidmaatschap der vereniging, ontvangt het betreffende lid binnen 14 dagen na de genomen beslissing hieromtrent schriftelijk bericht onder opgave van reden(en).

Artikel 21
Leden hebben het recht tot 5 maal per verenigingsjaar niet-leden te introduceren voor het beoefenen van de tennissport, dan wel een verblijf op het tennispark, niet zijnde een bezoek aan officiële wedstrijden. Het introducerende lid is voor deze introducé verantwoordelijk. Introducés ter beoefening van de tennissport dienen te worden ingeschreven in het introductieboek, dat voor iedereen vrij ter inzage ligt bij de buffetbeheerder.Tevens staat in het introductieboek het (laatstelijk door het bestuur vastgestelde en in het cluborgaan gepubliceerde) bedrag vermeld, dat de introducé verplicht is te betalen aan de buffetbeheerder ten tijde van de aanmelding van de introducé. De buffetbeheerder draagt deze introductiegelden periodiek af aan de penningmeester van de vereniging.

Artikel 22
Leden zijn verantwoordelijk voor de schade aan de eigendommen van de vereniging die zij of hun introducés hebben veroorzaakt of mede hebben veroorzaakt; dit dient door deze leden terstond te worden vergoed of na overleg en goedkeuring van het bestuur te worden vervangen.

Artikel 23
Seniorleden zijn verplicht op verzoek van het bestuur algemene werkzaamheden in het belang van de vereniging te verrichten met een maximum van 8 uren per jaar. Onder deze werkzaamheden wordt niet verstaan het beoefenen van de tennissport of het naar buiten vertegenwoordigen van de vereniging.

Artikel 24
De in artikel 13 bedoelde bedragen zullen worden verhoogd met een jaarlijkse vrijwilligerstoeslag, waarbij de eveneens in artikel 13 genoemde betalingstermijn in acht zal worden gehouden.

Artikel 25
De hoogte van de Vrijwilligerstoeslag wordt jaarlijks door de ALV vastgesteld.

Artikel 26
Bestuursleden, ereleden, leden van verdienste, commissievoorzitters en vaste commissieleden worden van deze vrijwilligerstoeslag vrijgesteld.

Artikel 27
De leden worden in staat gesteld de vrijwilligerstoeslag voor het lopende seizoen op hun rekening teruggestort te krijgen door het verrichten van vrijwilligerswerk, zoals beschreven in Bijlage A van dit Huishoudelijk Reglement.


BESTUUR – ALGEMEEN

Artikel 28
Bestuursleden worden gekozen voor een periode van drie jaren, met dien verstande dat jaarlijks een deel van het aantal bestuursleden aftreedt volgens een agenda van aftreden, die erin voorziet, dat aftreding zo evenredig mogelijk over de periode van 3 jaren verdeeld wordt en waarbij de voorzitter, de penningmeester en de secretaris telkenmale in een ander jaar aftreden. Afgetreden bestuursleden zijn slechts herkiesbaar voor nog éénmaal een periode van 3 jaren; daarna is herverkiezing slechts mogelijk na voordracht door het bestuur, welke voordracht met tweederde meerderheid door het bestuur wordt gesteund. Tussentijds gekozen bestuursleden nemen de plaats in van hun voorgangers op de agenda van aftreden met in achtneming van het hiervoor in dit artikel genoemde.

Artikel 29
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht zijn bestuurstaken daadwerkelijk uit te oefenen en bij tijdelijke of blijvende ontstentenis de voorzitter, de secretaris of tenminste twee overige bestuursleden daarvan in kennis te stellen.Hij kan te allen tijde aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen en het daarin voeren van zijn woord en het uitbrengenvan zijn stem.


BESTUURSVERGADERINGEN

Artikel 30
De vergaderingen van het bestuur worden zo dikwijls gehouden als de voorzitter of tenminste twee bestuursleden dit wenselijk achten. Elk bestuurslid brengt dan verslag uit van de voortgang van zijn werkzaamheden en die van de commissies waarvan hij voorzitter is; de penningmeester overlegt tevens een overzicht van de financiële situatie van de vereniging. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.

Artikel 31
Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste 7 dagen voor de datum van de vergadering, of door het tijdens een bestuursvergadering doen notuleren van de datum van de volgende vergadering, of (indien sprake is van zeer dringende aangelegenheden) door middel van telefonische bijeenroeping door het dagelijks bestuur. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd en op verzoek van tenminste twee bestuursleden verplicht. Indien aan dit verzoek binnen 14 dagen geen gevolg wordt gegeven of de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.

Artikel 32
Het bestuur zal minimaal 3 maal per jaar een bestuursvergadering beleggen waarbij het bestuur en de voorzitters van de commissies aanwezig zullen zijn. Het bestuur zal dan informatie verstrekken met betrekking tot actuele zaken over de vereniging. De voorzitters van de commissies brengen dan verslag uit van de voortgang van de werkzaamheden. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.


BESTUURSTAKEN

Artikel 33
Indien de bestuursleden niet reeds in een algemene vergadering in functie zijn gekozen, dient deze functieverdeling en verdeling van de werkzaamheden gelijk in de eerste bestuursvergadering te worden geregeld. Eerst worden de taken vastgesteld van de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. Deze vormen dan het dagelijks bestuur. Indien de functie van secretaris en penningmeester in een persoon zijn verenigd dient een der overige leden van het bestuur te worden toegevoegd aan het dagelijks bestuur. De taken van de overige bestuursleden worden voor zover mogelijk ondergebracht in commissies, welke worden voorgezeten door het betreffende bestuurslid.

Artikel 34
De volgende bestuurtaken dienen tenminste in commissies, zoals bedoeld in artikel 10 lid 5 der Statuten, te worden ondergebracht:
– seniorenactiviteiten (Technische commissie)
– juniorenactiviteiten (Jeugdcommissie)
– beheer van het park en gebouwen (Accommodatiecommissie)
– organiseren van evenementen (Evenementencommissie)
– uitgave van het cluborgaan (ICT commissie).
– verzorging van de Internetsite (ICT commissie).

Artikel 35
De voorzitter is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur. Hij kan -indien hij dit wenst- alle uitgaande stukken van de vereniging mede ondertekenen. Hij heeft toegang tot alle vergaderingen in welke vorm ook die de vereniging betreffen. Van zulke vergaderingen dient hij tijdig op de hoogte te worden gesteld.

Artikel 36
Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
1. namen en adressen van de in artikel 4 der Statuten bedoelde personen;
2. presentielijsten en notulen van algemene vergaderingen en bestuursvergaderingen;
3. de bezittingen en schulden van de vereniging.
Van de onder 1 bedoelde administratie moet aan ieder lid, die daar om verzoekt, binnen een week inzage worden gegeven. Het bestuur draagt o.a. zorg voor de uitvoering van de vrijwilligersregeling, zoals beschreven in Bijlage A van dit reglement.

Artikel 37
De secretaris draagt in ieder geval zorg voor het onder 1 en 2, de penningmeester voor het onder 3 genoemde in het vorige artikel. De penningmeester verzorgt alle ontvangsten van gelden; betalingen worden door hem uitgevoerd, vermits deze worden voorafgegaan door goedkeuringsparafering van een der bestuursleden bij bedragen tot € 1000,-(prijsindex 2006 = 100) en van twee bestuursleden bij hogere bedragen. Bij tussentijds aftreden is de penningmeester verplicht uiterlijk 8 dagen voor zijn vervroegd aftreden rekening en verantwoording af te leggen aan de commissie zoals bedoeld in artikel 11 lid 4 der Statuten.

Artikel 38
De commissies dienen hun taken en/of bevoegdheden uit te voeren binnen de hun gegeven bevoegdheden. De commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur. Bij of na het instellen kunnen de bevoegdheden en verplichtingen van deze commissies worden geregeld of gewijzigd. De commissies kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen dan een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen. Een en ander onverminderd het gestelde in artikel 11 lid 4 en 6 der Statuten.


BESTUURSBESLUITEN

Artikel 39
Bij ontstentenis van een of meer bestuursleden nemen de overige bestuursleden de taken over die daardoor blijven liggen, onverminderd het gestelde in artikel 9 lid 7 der Statuten. Ingeval van blijvende ontstentenis van het gehele bestuur fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur, onverminderd het gestelde in artikel 9 lid 7 der Statuten.

Artikel 40
Bestuursbesluiten kunnen slechts worden genomen indien tenminste twee leden van het bestuur in bestuursvergadering bijeen zijn en wel met meerderheid van stemmen. Ieder bestuurslid kan een stem uitbrengen. Stemmen bij volmacht is niet toegestaan. Bij stakende stemmen beslist de voorzitter.

Artikel 41
Bestuursbesluiten worden zonodig ter kennis aan de leden gebracht. Bestuursbesluiten, die schriftelijk per brief, gepubliceerd op de internetsite of middels het cluborgaan of per advertentie in een veel gelezen streekblad ter kennis zijn gebracht, zijn bindend tot het moment waarop het bestuur het besluit herroept of wijzigt of tot het moment waarop een algemene vergadering anders beslist.

Artikel 42
Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 sub 3 van de Statuten is gesteld op € 5000,-; prijsindex 2006 = 100. Het gebruik maken van de mogelijkheid om zonder goedkeuring van de algemene vergadering geld uit te geven dient op zodanige wijze te geschieden, dat daardoor geen directe aanleiding ontstaat tot het buitengewoon verhogen van de contributiegelden.


ALGEMENE VERGADERING

Artikel 43
Voorstellen, als bedoeld in artikel 12 lid 2 sub l der Statuten dienen tenminste 48 uur voorafgaande aan de Algemene Vergadering schriftelijk bij de secretaris van het bestuur te zijn ingediend.

Artikel 44
Alle op de agenda van een algemene vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, dat rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt.

Artikel 45
Twee of meer voorstellen kunnen niet gelijktijdig in stemming worden gebracht. Over elk voorstel dient in volgorde van indienen afzonderlijk te worden gestemd, tenzij een later ingediend voorstel (volgens de mening van de voorzitter) van verdere strekking is dan een eerder ingediend voorstel. Dit laatste geldt eveneens voor amendementen, die steeds vóór het voorstel in stemming worden gebracht.

Artikel 46
Indien over een bepaald punt mondeling wordt gestemd, stemmen de leden eerst, daarna het bestuur en als laatste de voorzitter.

Artikel 47
Indien over een bepaald punt schriftelijk wordt gestemd, wijst het bestuur drie van de aanwezige leden, uitgezonderd bestuursleden, aan die tezamen het stembureau vormen. Bij een schriftelijke stemming worden de volgende stemmen als ongeldig verklaard en als niet uitgebracht beschouwd: blanco briefjes, briefjes die een zaak of persoon niet duidelijk aanwijzen, briefjes met meer zaken of personen dan het benodigde aantal en briefjes die zijn voorzien van naam of handtekening.

Artikel 48
De Kascommissie, als genoemd in Artikel 11 lid 4 van Statuten, bestaat bij voorkeur uit drie leden van de vereniging, die maximaal drie jaar achtereenvolgend lid van deze commissie kunnen zijn. Elk jaar treedt één lid af en wordt door de algemene vergadering een nieuw lid van deze commissie benoemd. De taak van de Kascommissie is in de Statuten vastgelegd.

KANDIDAATSTELLING

Artikel 49
Kandidaatstelling geschiedt door het bestuur en/of door 10 stemgerechtigde leden gezamenlijk. Kandidaatstelling door het bestuur geschiedt gelijk met de oproeping tot het houden van een algemene vergadering en nadat het bestuur zich ervan heeft vergewist, dat de betreffende kandidaat zich bereid heeft verklaard de benoeming de aanvaarden. Kandidaatstelling door leden geschiedt schriftelijk aan de secretaris van het bestuur tot uiterlijk 7 dagen voor de algemene vergadering onder overlegging van een bereidverklaring voor de benoeming van de kandidaat.

Artikel 50
Ereleden worden op voordracht van het bestuur staande een algemene vergadering met een twee/derde meerderheid der stemmen benoemd.

Artikel 51
Het bestuur kan leden, die zich naar het oordeel van het bestuur op bijzondere wijze hebben ingezet voor de vereniging of de tennissport, voordragen voor de titel lid van verdienste. Benoeming geschiedt door een algemene vergadering met gewone meerderheid van stemmen. Leden van verdienste worden vermeld op een daartoe in het clubgebouw opgehangen lijst met vermelding van het jaar waarin het betreffende lid zich verdienstelijk heeft gemaakt.


SLOTBEPALINGEN

Artikel 52
Een algemene vergadering kan het bestuur in zeer dringende gevallen dispensatie verlenen van dit Huishoudelijk Reglement; echter met inachtneming van de wettigheid van de vergadering en het vereiste aantal stemmen.

Artikel 53
Voorstellen tot wijzigingen in of vervanging van dit Huishoudelijk Reglement kunnen uitsluitend op de Algemene Vergadering worden behandeld.

Artikel 54
In gevallen waarin niet wordt voorzien door de Statuten, Huishoudelijk Reglement of andere reglementen of gedragsregels beslist het bestuur.

Artikel 55
Aldus vastgesteld door de Algemene Vergadering, gehouden te Nieuw-Vennep op 27 november 2007.


BIJLAGE-A Vrijwilligerswerk

1. Leden kunnen met een “Aanmeldingsformulier Vrijwilligerswerk”, te verkrijgen via de verenigings-internetsite, een aanvraag doen voor teruggave van de vrijwilligerstoeslag. Zij dienen dit formulier vóór 15 april van het lopende seizoen indienen bij de secretaris van de vereniging. Op het genoemde formulier kan het lid aangeven welke Voorkeurswerkzaamheden en/of welke beperkingen men heeft. Bij toekenning en indeling van de werkzaamheden zal zoveel mogelijk hier rekening mee gehouden worden.

2. Alle volgens artikel 27 van dit huishoudelijk reglement van verplicht vrijwilligerswerk vrijgestelde leden zullen op een lijst van vrijwilligers vermeld worden. Hiertoe dienen de commissievoorzitters per direct te communiceren met de secretaris. Aan de hand van die vaste vrijwilligerslijst zal de penningmeester de vrijwilligerstoeslag niet innen.

3. Alle leden, die middels het Aanmeldingsformulier Vrijwilligerswerk tijdig hebben aangegeven vrijwilligerswerk te willen doen zullen door het bestuur minimaal 2 keer in staat worden gesteld vrijwilligerswerk uit te voeren waarmee aan de verplichte taak kan worden voldaan om de vrijwilligerstoeslag geretourneerd te krijgen.

4. De uit te voeren taak, voorzien van eventuele specifieke richtlijnen en een uiterste start- en einddatum, zal door de betreffende commissievoorzitters worden omschreven. Indien de taak is uitgevoerd zal door het bestuur, de betrokken commissievoorzitter of door een door het bestuur aangewezen functionaris de uitgevoerde activiteit worden gecontroleerd op deugdelijke uitvoering. Hij zal het taakformulier aftekenen en dit doorgeven aan de penningmeester.

5. Terugstorting door de penningmeester van de vrijwilligerstoeslag na geaccordeerde werkzaamheden zal in juni, augustus, oktober en december plaatsvinden.

6. De volgende werkzaamheden komen onder andere voor vrijwilligerswerk in aanmerking:
– Algemene werkzaamheden
– Hovenierswerkzaamheden
– Kluswerkzaamheden
– Organisatorische werkzaamheden
– Ondersteuning bij evenementen en toernooien
– Ondersteuning bestuur
– Ondersteuning commissies
– Ondersteuning jeugdactiviteiten
– Activiteiten bij zomer- en winterklaar maken van het park
– Verzendklaar maken Nieuwsbrief
– Deelname in commissies
– Onderhoud/schoonmaak park en/of clubhuis
– Beheer EHBO-materialen
– etc.

Het bestuur is gerechtigd deze lijst lopende het jaar naar behoefte aan te passen.



Meer reglementen
Reglement introducés
Baanreglement
Roken en alcohol